Implementasi Modul Sumber Daya Manusia Odoo ERP

Sumber : http://8thinktank.co.id

1. Pendahuluan

Pada era teknologi informasi, organisasi perlu menyesuaikan bagaimana menjalankan bisnis perusahaan dengan memanfaatkan teknologi agar dapat bersaing. Tidak bisa dipungkiri organisasi membutuhkan sistem yang terintegrasi untuk semua proses bisnis dalam meningkatkan kinerja perusahaan. Sumber Daya Manusia (SDM) yang dimiliki oleh perusahaan haruslah memiliki kemampuan untuk menjalankan setiap proses bisnis dalam perusahaan, mengingat faktor pelayanan yang diberikan oleh para karyawan ini sangat menentukan sukses atau tidaknya sebuah perusahaan. Agar aktivitas manajemen berjalan dengan baik, perusahaan harus memiliki karyawan yang berpengetahuan dan berketerampilan tinggi. Meningkatnya tuntutan bisnis atau dunia usaha, semakin banyak sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan bidang yang ditekuni. Salah satu tugas human resource adalah mencari sumber daya yang handal yang bisa melaksanakan tugas sesuai dengan visi misi perusahaan.

PT XYZ merupakan perusahaan rintisan yang baru berdiri yang bergerak di bidang teknologi informasi. Dalam mengembangkan proses bisnis, perusahaan memerlukan sumber daya yang handal dan kritis. Proses rekrutmen karyawan yang masih menggunakan cara manual, di mana tim HR memasang lowongan pekerjaan di media sosial dan pelamar mengirimkan surat lamaran beserta dokumen pendukung ke email kemudian data calon karyawan disalin ke dokumen excel serta dokumen pendukung di unduh dan simpan di folder sesuai dengan tanggal dan posisi pelamar, kemudian data pelamar diproses dan selama proses tersebut data excel diperbaharui sesuai dengan status pelamar apakah ditolak atau lanjut ke proses wawancara sampai dengan pelamar diterima sebagai karyawan, setelah calon karyawan diterima data karyawan di salin ke dokumen excel data karyawan. Waktu yang dilakukan dalam memproses satu calon karyawan sampai diterima sekitar 2–3 minggu.

Proses yang dilakukan sangat tidak efisien. Berdasarkan data grafik pada gambar 1 data pelamar yang diproses rata-rata per hari sekitar 197 dari total 72.039 pelamar Agustus 2019 — Agustus 2020.

Gambar 1. Data Rekrutmen dalam Skala (Sumber: PT XYZ)

Agar proses rekrutmen dan pengelolaan data karyawan menjadi efisien serta data yang dikumpulkan mudah untuk dianalisis diperlukan sebuah sistem dalam memproses rekrutmen karyawan yang terdiri dari pemasangan lowongan pekerjaan, proses wawancara sampai dengan pengelolaan data karyawan berdasarkan posisi di dalam struktur organisasi.

Enterprise Resource Planning (ERP) hadir menjawab tantangan yang dihadapi oleh perusahaan. ERP banyak digunakan oleh perusahaan besar, namun perusahaan dalam skala menengah kebawah bisa menggunakannya(Umble, Haft, and Michael Umble, 2003). Konsep ERP tidak hanya diterapkan untuk lingkungan manufaktur, tetapi untuk semua jenis perusahaan. Sistem ERP awal berfokus pada manufaktur, meskipun dengan cepat berkembang untuk mendukung semua jenis organisasi. Enterprise Resource Planning memfasilitasi sistem informasi terintegrasi di seluruh perusahaan yang mencakup semua area fungsional dan melakukan aktivitas inti perusahaan serta memperluas layanan pelanggan. Enterprise Resource Planning adalah sistem manajemen bisnis yang berupaya menggabungkan semua aspek organisasi. Enterprise Resource Planning mampu mengatur perencanaan, manufaktur, penjualan, sumber daya manusia, pemasaran dan lain sebagainya. Sistem ERP dapat mengintegrasikan seluruh bagian di perusahaan sehingga dapat mengakses data yang dibutuhkan dengan akurat dan real time (Nestell and L. Olson, 2017).

Adopsi inovasi teknologi ERP diteliti juga oleh Aremu dkk (2018) untuk menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi adopsi sistem ERP di antara perusahaan menengah berdasarkan studi kasus. Metode penelitian tersebut menerapkan teori nilai berbasis sumber daya dan teori kontingensi untuk menjelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi adopsi sistem ERP dan kinerja perusahaan. Penelitian ini mengusulkan kerangka kerja yang disusun berdasarkan hasil yang diperoleh dari penelitian kuesioner. Kuesioner yang disiapkan secara khusus dibagikan kepada 217 perusahaan dengan berbagai ukuran menengah, yang berlokasi di Oyo State, Nigeria. Hasil penelitian menunjukkan bahwa struktur organisasi dan perubahan teknologi memiliki pengaruh yang signifikan terhadap penerapan sistem ERP untuk meningkatkan kinerja perusahaan menengah kebawah. Dalam kaitan ini, efektivitas adopsi sistem ERP sangat mempengaruhi kinerja perusahaan.

Ada beberapa aplikasi yang mendukung ERP diantaranya yaitu Oracle, SAP, Net Suite dan Microsoft Dynamic. Namun aplikasi tersebut tidak bisa didapatkan secara gratis dan harganya pun cukup mahal. Oleh karena itu hadirlah beberapa aplikasi ERP yang dapat diunduh secara gratis (open source) salah satunya adalah Odoo. Greg Moss (2019) menyebutkan Odoo merupakan perangkat lunak atau aplikasi bisnis (ERP) yang bersifat gratis yang memiliki fitur yang sangat lengkap mulai dari CRM, sales, purchase, accounting, inventory, project management, event, payroll, human resource, website, e-commerce dan lain-lain. Odoo memiliki modul untuk keperluan manajemen sumber daya manusia dari proses rekrutmen karyawan, proses absensi, pengajuan cuti, gaji dan lain-lain, sehingga memudahkan perusahaan dalam mengelola data karyawan.

2. Tinjauan Pustaka

2.1. Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan suatu hal yang sangat penting dan harus dimiliki dalam upaya mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Sumber daya manusia merupakan elemen utama organisasi dibandingkan dengan elemen sumber daya yang lain seperti modal, teknologi, karena manusia itu sendiri yang mengendalikan faktor yang lain. Sumber daya manusia (SDM) adalah salah satu faktor yang sangat penting bahkan tidak dapat dilepaskan dari sebuah organisasi, baik instansi maupun perusahaan. Sumber daya manusia (SDM) juga merupakan kunci yang menentukan perkembangan perusahaan. Pada hakikatnya, SDM berupa manusia yang dipekerjakan di sebuah organisasi sebagai penggerak, pemikir dan perencana untuk mencapai tujuan organisasi itu.

Menurut Durai (2016) ciri khas dari sumber daya manusia sebagai berikut:

1. Sumber daya manusia adalah satu-satunya aset yang mengalami apresiasi selama suatu periode sementara sumber daya fisik hanya mengalami depresiasi selama bertahun-tahun.
2. Sumber daya manusia sendiri dapat menghasilkan keluaran yang lebih besar dari pada masukan. Ini dimungkinkan karena keterampilan kreatif manusia. Berpikir kreatif adalah proses memprediksi, membayangkan dan kemudian menemukan ide, konsep atau wawasan di sepanjang jalur inovatif dan alternatif. Orang-orang dalam organisasi adalah satu-satunya dasar untuk menciptakan kreativitas dan tidak ada batasan yang jelas untuk imajinasi seseorang.
3. Organisasi membutuhkan sumber daya manusia dari berbagai jenis untuk mengoperasikan semua sumber daya fisik. Dengan demikian memberikan nilai utilitas untuk masing-masing aset fisik. Faktanya, nilai sebenarnya dari aset fisik bergantung pada kualitas orang yang mengerjakannya. Tenaga kerja yang tidak kompeten akan merusak aset yang dimiliki.
4. Ada kesadaran yang berkembang bahwa fleksibilitas organisasi lebih bergantung pada manusia daripada pada faktor teknis apa pun. Peralatan modern dapat memastikan efisiensi biaya, kualitas dan daya saing tetapi fleksibilitas operasional dalam modifikasi dan inovasi produk, hanya bisa dilakukan oleh manusia. Sumber daya manusia yang dapat memahami situasi bisnis dan merespons dengan tepat.

Fungsi utama dari departemen SDM adalah pengendalian biaya dan dukungan administratif. Oleh karena itu, mengelola staf merupakan tanggung jawab divisi SDM. Bahkan fungsi transaksional SDM seperti pelatihan, motivasi, penghargaan, dan sebagainya harus dikelola secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi (Sharma, 2019).

Salah satu tugas dari staf sumber daya adalah proses rekrutmen karyawan. Breaugh (2008) mendefinisikan proses rekrutmen terdiri sebagai berikut:

1. Membuka lowongan pekerjaan dan menginformasikan agar calon karyawan potensial bisa melihat informasi bahwa perusahaan sedang membutuhkan sumber daya.
2. Mempengaruhi orang agar melamar pada posisi yang tersedia.
3. Mempengaruhi apakah calon karyawan mempertahankan minat/bakat pada posisi yang dilamar.
4. Mempengaruhi calon karyawan agar tawaran pekerjaan diterima.

2.2. Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem yang mengintegrasikan seluruh departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam suatu sistem automasi keseluruhan proses bisnis guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. ERP menurut Russel dan Taylor (2003) adalah perangkat lunak yang mengorganisasi dan mengelola proses bisnis sebuah perusahaan dengan cara berbagi informasi antar area fungsional. ERP adalah sebuah kerangka kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan proses pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi, serta keuangan. Menurut Kadir (2014) Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem informasi terintegrasi lintas fungsi yang dirancang agar dapat dipakai untuk menangani kebanyakan bisnis. Sistem ini memiliki modul-modul seperti pengendalian persediaan, utang dagang, piutang dagang, perencanaan kebutuhan material hingga penanganan sumber daya manusia.

Menurut Nestell dan Olson (2017) ada beberapa alasan umum dan alasan utama dalam menggunakan/menerapkan ERP, alasan umum seperti berikut:

1. Untuk mengganti sistem lama.
2. Untuk menyederhanakan standarisasi sistem.
3. Untuk mendapatkan keuntungan strategis.

Sedangkan alasan utama dalam menerapkan sistem ERP adalah:

1. Teknologi: Sistem komputer terintegrasi yang lebih kuat dengan fleksibilitas yang lebih besar dan biaya TI yang lebih rendah.
2. Praktik bisnis: Penerapan cara yang lebih baik untuk menyelesaikan tugas yang menghasilkan kualitas operasional yang lebih baik dan produktivitas yang lebih besar.
3. Strategi: Keuntungan biaya dapat diperoleh melalui sistem yang lebih efisien, yang mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih baik, pertumbuhan bisnis yang lebih besar, dan hubungan eksternal yang lebih baik.
4. Keunggulan kompetitif: Jika pesaing organisasi mengadopsi ERP dan mendapatkan efisiensi biaya, serta melayani pelanggan dengan lebih baik, organisasi akan memiliki klien yang menurun; keunggulan kompetitif juga akan muncul dari penyediaan layanan pelanggan yang lebih baik.

Sistem ERP merupakan sarana penting untuk meningkatkan kualitas sistem informasi. Enterprise Resource Planning mengintegrasikan semua bagian organisasi dalam perusahaan. Sistem ERP menawarkan sejumlah keuntungan pada perusahaan sebagai berikut (Nestell and L. Olson, 2017:

1. Peningkatan interaksi di seluruh organisasi.
2. Waktu respons informasi lebih cepat.
3. Peningkatan kinerja dalam manajemen atau siklus pesanan.

Manfaat yang dirasakan dari sistem ERP meliputi:

1. Ketersediaan informasi yang lebih baik.
2. Interaksi operasi dan proses bisnis.
3. Kualitas informasi.

2.3. Odoo

Greg Moss (2019) menyebutkan Odoo merupakan perangkat lunak atau aplikasi bisnis (ERP) yang bersifat open source yang memiliki fitur yang sangat lengkap mulai dari CRM, sales, purchase, accounting, inventory, project management, event, payroll, human resource, website, e-commerce dan lain-lain. Odoo dikembangkan oleh Odoo S.A. Sistem Odoo terdiri dari tiga komponen utama, yaitu PostgreSQL, aplikasi server Odoo, dan web server (Reis, 2015). Basis data PostgreSQL bersifat open source untuk menyimpan semua data dan konfigurasi perangkat lunak Odoo (Riggs and H, 2010). Aplikasi server odoo terdapat modul-modul yang menyusun perangkat lunak Odoo. Web server aplikasi yang digunakan oleh pengguna untuk bisa mengakses aplikasi server Odoo.

Menurut Jindal dan Singh Dhindsa Open Source ERP memiliki lima keunggulan kompetitif bagi perusahaan sebagai berikut:

1. Kemampuan untuk beradaptasi lebih baik karena kode sumber terbuka dan lebih mudah untuk disesuaikan.
2. Ketergantungan pihak ketiga akan semakin rendah dengan perangkat open source, karena perusahaan tidak akan tergantung dengan pembuat perangkat lunak.
3. Biaya implementasi akan lebih rendah, karena tidak ada biaya lisensi dan hanya diperlukan infrastruktur dasar untuk mendapatkan kinerja aplikasi yang baik.
4. Lebih mudah untuk diintegrasikan, karena ERP open source menggunakan basis data, perangkat keras dan sistem operasi yang multi platform.
5. ERP open source memiliki kualitas yang baik dari sisi teknis karena didukung oleh komunitas.

Odoo memiliki modul-modul dasar yang merupakan fungsi bisnis secara umum yang biasa digunakan dalam perusahaan. Modul tersebut bisa dikelompokkan sebagai berikut:

1. Modul sales management
2. Modul human resource management
3. Modul marketing
4. Modul manufacturing
5. Modul procurement
6. Modul accounting
7. Modul e-commerce
8. Modul customer relationship management
9. Modul project management
10. Modul warehouse management system
11. Modul content management system
12. Modul asset management
13. Modul fleet management
14. Modul event management

3. Metode Penelitian

Gambar 2. Metode Penelitian

4. Hasil dan Pembahasan

4.1. Arsitektur Sistem

Gambar 3. Arsitektur Sistem

4.2 Alur Proses Sistem

Gambar 4. Proses Rekrutmen Karyawan

Gambar 5. Proses Cuti Karyawan

4.3 Tampilan Sistem

Gambar 6. Halaman Masuk Sistem

Gambar 7. Daftar Posisi Pekerjaan

Gambar 8. Deskripsi Pekerjaan

Gambar 9. Formulir Lamaran Pekerjaan

Gambar 10. Halaman Proses Rekrutmen

Gambar 11. Halaman Informasi Calon Karyawan

Gambar 12. Halaman Grafik Proses Rekrutmen

Gambar 13. Halaman Daftar Karyawan

Gambar 14. Halaman Informasi Karyawan

Gambar 15. Halaman Formulir Cuti

Gambar 16. Halaman Daftar Pengajuan Cuti

Gambar 17. Halaman Cuti Disetujui

Gambar 18. Halaman Grafik Cuti Karyawan

5. Kesimpulan dan Saran

5.1. Kesimpulan

Dari hasil implementasi sistem pada aplikasi, dapat diambil kesimpulan antara lain:

1. Berdasarkan hasil pengujian aplikasi terhadap proses bisnis perusahaan dapat berjalan sesuai dengan fungsinya.
2. Data yang dihasil secara real time dan memudahkan HR dalam menganalisis data yang dihasilkan.
3. Tampilan sistem sangat mudah digunakan oleh tim HR dalam proses rekrutmen karyawan dan pengajuan cuti.

5.2. Saran

Berdasarkan penelitian yang dilakukan peneliti memberikan saran dalam implementasi sistem diperlukan engineer untuk install dan konfigurasi sistem karna proses konfigurasi di awal membutuhkan keahlian khusus dan harus ada dokumentasi tentang penggunaan sistem agar mempermudah pengguna dalam menjalankan sistem.

Daftar Pustaka

Aremu, A. Y., Shahzad, A., dan Hassan, S. (2018). Determinants Of Enterprise Resource Planning Adoption On Organizations’ Performance Among Medium Enterprises. Scientific Journal of Logistics. 10.17270/J.LOG.2018.277

Breaugh, A. (2008). Employee Recruitment: Current Knowledge and Important Areas for Future Research. Human Resource Management Review, (18), 103–18.

Durai, P. (2016). Human Resource Management (2nd ed.). Pearson India.

Kadir, A. (2014). Pengenalan Sistem Informasi (Edisi Revisi ed.). Andi.

Moss, G. (2019). Learn Odoo. O’Reilly Media, ISBN: 9781789536898.

N, J., dan Singh Dhindsa, K. (2013). Comparative Study of Open ERP and its Technologies. in International Journal of Computer Applications, 73(20), 975–8887.

Nestell, J. G., dan L. Olson, D. (2017). Successful ERP Systems. O’Reilly Media, ISBN: 9781631578465.

Olson, D. L., dan Nestell, J. G. (2017). Successful ERP Systems. Business Expert Press.

Reis, D. (2015). Odoo Development Essentials. Pack Publishing.

Riggs, S., dan H, K. (2010). PostgreSQL 9 Administration Cookbook. Packt Publishing Ltd.

Sharma, E. (2019). Strategic Human Resource Management and Development (1st ed.). Pearson India.

Umble, E. J., Haft, R. R., dan Michael Umble, M. (2003). Enterprise resource planning: Implementation procedures and critical success factors. European journal of operational research, 146(2), 241–257. https://doi.org/10.1016/S0377-2217(02)00547-7

Penulis

Dalam membangun sebuah aplikasi, seorang programmer sudah pasti memiliki keahlian tentang algoritma pemrograman, disamping itu juga programmer secara secara tidak langsung memiliki keahlian non teknikal tentang proses bisnis dari aplikasi yang dibuat.

- Muhammad Syarif, Software Engineer